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导航 OA系统正式启用:你需要学会无纸化办公咯~

四川大学2019-02-08 16:46:14

据学校通知,我校已于201491日在全校范围内正式启用四川大学办公自动化系统(OA系统)。


四川大学办公自动化系统的启用工作分阶段进行,目前已开启的是第一阶段。


目前自动化办公系统开启了那些功能,要怎么操作运行呢?大家一起来学习吧。


在第一阶段中,率先启用了办公自动化系“公文处理”功能中的党委文件(发文)”“党委文件(收文)”“行政文件(发文)”“行政文件(收文)”功能。


通知中还公布了每个功能的联系单位和联系电话,以便大家使用:


党委文件(发文)”——学校党委办公室秘书科负责,联系人:王忻怡,联系电话:85402441


党委文件(收文)”——由党委办公室机要室负责,联系人:任玲,联系电话:85402997


行政文件(发文)”——校长办公室秘书科负责,联系人:杜小军,联系电话:85465083


行政文件(收文)”——校长办公室督查办公室负责,联系人:尹怡,联系电话:85465082


办公自动化系统使用过程中的技术问题——信息管理中心负责,联系人:秦海江、侯显玲,联系电话:8540788785414831


启用方式,四川大学办公自动化系统正式启用后的一段时间内,各单位以学校党委、学校行政名义发文的,在通过办公自动化系统报送文件时,还须同时报送纸质文本。仅使用办公自动化系统一种方式处理普通文件的时间将由学校党委办公室、校长办公室另行通知


在文件的下发和对外报送上,有以下五个方面需注意:


1.校内下发的普通文件仅通过办公自动化系统发放到相关单位,不再发放纸质文件


2.党委办公室、校长办公室主办的普通文件,由党委办公室、校长办公室直接通过办公自动化系统发放。


其他机关部处、业务实体单位主办的普通文件,由主办单位通过办公自动化系统发放到相关单位。


3.学校党委常委会议纪要不通过办公自动化系统发放,仍然采用纸质方式发放;校务会议纪要和专题会议纪要扫描后制成PDF格式通过办公自动化系统发放,不适宜通过办公自动化系统发放的校务会议纪要和专题会议纪要仍然通过纸质方式发放。


4.需发至校领导和党委办公室、校长办公室主任的文件由党委办公室、校长办公室负责发放。


5.对外报送的文件或需下发纸质的文件,由党委办公室或校长办公室制作纸质文本并加盖公章后,由主办单位负责报送或下发。


通知还特别提出了以下注意事项


1、各单位综合科科长(办公室主任)为本单位办公自动化系统管理员。各单位要及时查收办公平台发布的各类文件、通知等信息,并及时进行登记、告知、传阅和归档等相关处理。各单位必须每天上班后及时登录系统,办理相关业务,直到下班后方可退出系统,以免影响和耽误工作,不能以未获取办公信息等理由延误工作。


2.涉密公文及其他不宜使用办公自动化系统传递的文件、资料不得通过办公自动化系统办理,仍沿用原有纸质传阅方式处理并按规定范围发布,如违反规定并造成严重泄密等事故的,依据《保密法》等相关法律法规追究相关人员责任。


大川掐指一算,恩,如此看来,俺们川大彻底实现方便、快捷、安全、环保的无纸化办公,指日可待呀!也许改变长久以来习以为常的工作习惯,短时间内会有一点不适应,但是,作为川大的一份子,让我们一起适应新鲜、美好的变化吧,努力把川大建设得更好呀~~


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