软件定制网

​如何系统有效的学习Office办公软件?

职领办公2019-03-08 12:01:15

职领办公          微信最文艺的Office技巧微信号  


如何系统有效的学习Office办公软件?


Office企业内训那么多年,中场休息,多多少少都会碰到学员问道这样的问题:“秦老师,你Office是怎么学的?怎么什么都懂?太牛了。”其实我听到“什么都懂”这个词的时候,心理起始是很害怕的,在微软Office办公软件面前,敢说这软件什么都懂人,我敢说在中国都找不到一个。
但有个问题就来了,既然你不是全都懂,但人家还是觉得你很牛呢?让我想起多年前吴宇深的《赤壁》中诸葛亮所说得“略懂”,略懂不是说只懂一点点,而是懂工作中比较“实用”的那部分就够了。
这里还会有一个问题,什么是工作中需要Office办公软件技巧最实用的部分呢?这也是想学习Office办公软件的人迷茫的地方。到底怎么才能找到合适自己的工作的Office技巧或教程呢?职场人士最普遍的做法是,学都不学,因为“没时间学,也不知道该怎么学”,反正有问题就百度和找“专家”就好了。这也是目前Office职场应用的一个典型状况,自然工作效率都比较低。
企业HR如果有培训预算,会比较贴心,为了解决大家这个“困惑”,就会安排Office企业内训,为大家提供培训福利,帮助企业员工获得Office技能从而提高工作效率。那怎么多Office老师,为什么要找你秦老师呢?很简单,碰巧是我上课而已。当然秦老师目前创业的客户基本上都是大家帮忙介绍,(秦老师是培训老师,又不是销售),所以口碑很重要。
当然光会讲也是不行,还需要有实际解决问题的能力,甚至提供办公流程优化管理的解决方案。这个绝对是需要进行多年的积累而实现的。
所以每次培训前都会“吹嘘”自己有十年多的Office培训经验,如果你仔细想想:“一个人一直讲Office办公软件的技巧用法绝对是不可能的事情,就好像老师从来不进行科研,而是年复一年的讲自己的那点所谓的“干货”就能混到现在?”
你别说秦老师还真当过四年的大学教师(一所民办大学里),因为本身是学计算机科学技术专业毕业,所以很自然是混计算机学院,主要讲解《局域网组网技术》等这种实战操作性课程,讲课还不是最重要的,主要是对上课的计算机进行维护和管理,保证教学的正常进行,甚至自己布建过新机房,从学校跳槽后,第一份工作在一家培训机构进行Office企业培训的工作。此后在很多类型的企业(国企、外企、民企、创业公司)混过。在培训机构当过专职教师、在出版社参与过项目产品研发,更奇葩的是在企业财务部当过系统分析师。有句话说得好,牛逼都是苦逼锻炼出来的,秦老师最厉害的时候一天做九套PPT,当时从公司的“销售总监”那里学到了不少的理念,至今受用。经过那么多年的折腾,可能是当过老师的经历,就想到说能不能把自己多年的办公软件的工作经验给“总结”一下,最后重操旧业,发现Office培训讲课才是自己的最爱。如果没有前面的“积累”,绝对不会成就自己的讲课风格与实际解决问题的能力。直到现在,还在坚持每天写Office技巧,运营这这个微信公众号,不光为了分享Office技巧给大家,也是对自己工作的积累,所以不怕大家提问题,不怕解答,问题解决不了的在牛闪闪Office社群里大家的智慧总能解决,最后我只是总结Office技巧步骤再分享出来而已。
有点跑偏了,如果没有“积累”,我就要开始学习Office办公软件,想提高办公效率,应该如何下手呢?秦老师给大家分享一下提供学习的方法和思路。
 
一、Office三大软件PPT、Excel、Word到底先优先学习那个?
答案是都不是,而是Outlook,收发电子邮件啊,这玩意需要学吗?大多数人能“自学成才”,EQ比较高的人会懂得电子邮件的发送礼仪。需要注意是Outlook的很多功能都是和邮件发送礼仪有关的,这个大家应该都“懂”!秦老师在IT公司上班当软件售后培训的时候,Outlook给企业培训是最多的,学完后大家都是这样。“啊!原来Outlook管理邮件是这样的啊!”,“太厉害了,还可以时间管理,部门可以实现团队管理,不用每天写什么日报周报了,老板随时看到…”,”啊,原来打印自己的日程表那么简单啊!我以前都用Excel做的”等等各种感叹。好吧!Outlook优先级最高。
那排名第二呢?就看自己的工作职位的需要!比如行政文员可能Word用得比较多,做数据分析管理的用Excel比较多,销售市场或经理级别用PPT比较多。员工用PPT大多数是为了做工作汇报。比较有有趣的是IT工程师往往用到Word也比较多,因为要写系统维护文档给客户,不会玩Word会被多章节排版搞疯的,就是传说中的1.1、1.1.1,那玩意。
总结,根据自己工作的使用频率最高软件来绝对先掌握那个软件。从秦老师培训的角度来看,Excel培训需求最高,其次是PPT,最后是Word。
但秦老师的建议是,掌握Word是掌握其他两个软件的关键,所以Word一定要掌握,关键Word好学,不灵活,该怎么设置文档就该是什么样子。还有就是从工作流程的角度,任何工作都是先从“文案”开始。没文案你怎么开始干活?
 
二、确定了优先学习的软件,那具体应该如何入手?
这个问题不得不提到,软件“个性”的问题,说白了就是套路,学习任何的东西都有套路,也就是我们所谓的方法,学习某个专业技能的方法,其实这个套路应该是在大学教育里培养出来的,作为一个大学生的最“基本”能力就是能快速掌握学会本专业相关的新技能和方法。可是我们中国的大学教育你们都懂的,所以几乎所有的求职者简历上都会信誓旦旦的写着:熟练掌握办公软件。秦老师有一段时间也兼职过几天的面试官,我常问求职者的一个问题,如果文件夹内十个Excel工作簿,如何一次性把他们都打开?几乎没有能解答出来?因为这就不是一个Office问题!你知道不知道?方法很简单,选中这十个工作簿,敲回车就好了。
又跑题了,好吧就我就是什么都不懂,我就是想学Office,能用来上班?到底应该怎么办?干货终于来了。
 
Word 学习方法
首先了解每个软件的“个性”。首先来讲讲Word。学习Word一定是承上启下,一口气搞定。什么意思?技巧和技巧是环环相扣的,前面操作有问题,就会影响后面的操作。
下图的金字塔结果来看,越顶端也“高端”!
大部分人的水平都在页面设置阶段甚至偏下,更多人可能就是用来打字存储文字内容的,通过系统的学习可以达到“排版自动化进阶”水平,也就意味着可以把公司的文档都做成格式模板直接调用就好了,这已经极大的提高了文案排版的效率。
至于更多高端的“综合应用进阶”,只需要掌握“邮件合并”即可。不过说起来容易,邮件合并的强大功能可以让你学好几天,掌握“信函”和“标签”就够你用了,当然如果能输出到outlook里面自动生成邮件发出去,那就完美了。
(Word有专门的邮件面板,足以说明这个功能的强大)
所以一定把Word的学习当成一个“整体”去学习而且一定是系统的学习,学习所谓的分散的Word小技巧,提整体的Word办公提升效果并不明显。
Excel 学习方法
Excel这个软件的个性就是多面手,他的各个层面可以各成“体系”,从下图可以很容易看懂,每个“体系”可以解决一种层面的问题,也就说如果工作中用Excel缺哪儿不会就补哪儿,如果全都缺,就全部补,每个都了解一点点也行,不用玩得特别深,就可以足以应付工作。比如Excel一点都不会,那就学表格整理操作技巧。如果数据分析玩不转,就学数据分析部分。如果老板对图表有要求,那就把图表制作做好。当然如果先把Excel做成模板,那函数必不可少,当然掌握几个常用函数也会让工作效率翻倍。如果会玩点VBA,你就是“超级大神牛人”。
在秦老师的Office企业培训中,Excel的定制课程也是非常多的,有专门的函数课,专门的图表课,专门的数据分析的课。当然还有就是全面体系讲解的,但由于时间的问题,所以需要讲每个体系中抓取工作中最容易碰到的问题变成授课的内容,让企业员工们都知道有这样的功能,工作时候搞不好会碰到,至少做到有了“眼界”,不然连Excel问题出现,百度都不知道该怎么用关键词。也许这就是秦老师培训课程的受到大家欢迎之处,因为十年积累知道了大家平时工作的“痛点”在哪里!帮助大家减少学习Office的弯路。
总结一下,Excel是个多面手,缺哪儿补哪儿,“体系”比较平等,技巧之间的联动性相对Word较少,但功能技巧之间的搭配也很重要,比如某个函数和某个函数搭配可以解决某类问题等等,甚至能够放入某个工作场景里,否则大家会有一问题?我干嘛要学这个技巧?这个技巧和我有关系吗?
最后要说明一下的是,Excel这个软件目前向着大数据对接的思路在进行发展,比如可以与SQL数据库直接进行数据加载读取,比如集成PowerBI这样的强大数据商务智能分析,这些都算是专业领域的使用。如果对前面的技能比较熟练的基础上可以在对此部分进行了解和学习,让Excel成为你工作的IB(install B )利器。
 
PPT学习方法
PPT这个软件有点“深藏不露”的个性。这个软件是三大Office办公套件中,面板上按钮个数最少的软件之一,仅次于Outlook,但这个软件是职场中必用的一个软件,做工作汇报必用。要求高一点销售对外销售的时候演示使用,要求更高市场部做产品发布等,需要用到设计更加专业的PPT要求,设置有些需求已经超过了PPT本身的需求。
PPT的这个软件的优势在于,用比较简单的操作实现比较专业的演示表达。但某些PPT爱好者会过度使用这个软件,导致为了达到一个效果,而浪费大量的工作时间。
秦老师培训教程的优势在于,利用良好的“性价比”,利用PPT的常规操作就可以将PPT制作得比较专业,满足职场的中等演示需求。
这里秦老师给大家的学习经验是,在没有掌握PPT美图设计绘制之前,重点放在PPT的文案逻辑表达梳理和PPT这个软件是实用操作上,也就是下图的开始两个阶段。有时候我们会很多看到很多PPT软文,告诉你很多的设计思路和技巧,但会发现你还是不会操作,为什么?软件的操作技巧不熟练,怎么能快速达到软文所能展示的效果?所那种软文通常适合能搞定前两阶段的职场人士。
如果对软件的功能有初步的认识后,可以开始学习PPT设计的部分,其实就是对文案的图文混排操作,这时“平面设计”的相关理念甚至是“三维的设计理念”会随之引入。这不设计部分的学习就没有底线了,因为每个人对PPT美的标准都没底,所以只需满足一般平面设计的审美标准即可。学习那种有标准的设计思路与布局。
比较有意思的是,PPT设计这个层面是很多所谓的ppt高手善于发挥的部分,就是因为他没有标准,所以可以任意发挥,所以教程的质量就因人而异了。所以学PPT不满意就会抱怨说:“哎呀,主要是我的审美太低,太不会配色,才会那么难看的”。在秦老师看来PPT设计实际是有标准可参考的,在视频里和上课时候把参数告诉大家,所有人都可以做出不错的PPT演示文稿出来,而且效率奇高无比。
所以你会发现大部分的PPT的教程都会集中在“要把PPT做好看”这个层面,但在实际职场中可能PPT的逻辑表达和文案的准备,比PPT做好看更重要。
所以在职场中,秦老师给大家的学习PPT的建议是,用70%时间来准备文案梳理PPT的逻辑顺序是否符合演讲需求,30%时间用一定的平面设计标准来“设计”PPT即可。
最后我们聊聊PPT动画部分,这部分如果单独拎出来研究,都可以分成好几个层次,通常的理解,“动画”的一般作用有两个,一个是控制演讲者的演讲流程,二是对复杂图形或流程的分解演示,有助于观众理解其运行方式。如果要高阶,可以将PPT的动画与切换功能进行配合做成“宣传片”,这个技能非一日之寒,但也有思路技巧可循,但在职场的使用几率相对较低,找专业广告公司就能搞定,无需自己学习,通常PPT爱好者可自行研究。
还是那句话PPT这个软件的学习,秦老师推荐职场更多的是用在逻辑梳理和操作技能上,在辅助一部分的图形设计,就可以让自己的工作汇报与众不同。
 
三、软件都学会了,应该怎么用?
三个软件都熟练就要学会相互的协调办公,比如PPT的文案内容可以通过Word整理好再导入。Excel的数据可以通过Word的邮件合并进行后期的文案加工。Excel的图表可以方便的与Word或PPT进行数据更新等等,这类相互合作的工作技巧也会使工作效率大大的提高。还是那句话,Office三大件学会了终身受用,甚至我老妈都用Excel来记录每天的买菜情况,做出环形图分析卖肉买鱼买蔬菜的金额比例已进行适当的调整。秦老师也推荐大家用Excel进行购物记账管理,你就会发现,很多可以不买的东西真可以不买,在没有赚到第一桶金前,钞票一定是省出来的。所以千万不要被所谓“钱是挣出来的这种理论所忽悠”。没有积累怎么挣钱?
 
又跑题了,好吧今天就到这里,希望对想系统学习Office的小伙伴有帮助。
有关秦老师的Office教程请访问 http://study.163.com/u/nboffice
大家可以按需进行Office的系统学习。点击阅读原文访问
如果您企业有Office内训需求,可以拨打秦老师电话 14782654241 进行咨询,也是微信号!
最后祝大家学得开心,工作轻松愉快。
社群

长按关注上图二维码
每周原创Office技巧发布!
提升您的职场执行力
欢迎加入Office在线问题解答社区群
(2000人/群)
QQ 1群:239608112(付费群)
QQ 2群:8262453(付费群)
QQ 3群:465987108(付费群)
QQ 4群:16516756(付费群)
QQ 5群:391347158(免费群)
群费:5元/群,永久有效。
付费群可获得每期Office技巧作业学习素材。