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PPT工具 | 这可能是目前最全的桌面办公软件介绍

果因PPT工作室2019-03-05 16:42:38

这不是一篇Simple and Naive的文章。在各种云办公平台、在线OA、移动办公客户端大行其道的今天,传统PC上的桌面办公软件仍有很强的生命力。对提高办公效率、从事知识管理并产生新的效率,这些办公软件绝对称得上功不可没。统一而稳定地使用一种办公软件,能够提升组织的管理效率和水平。

 

办公室是现代社会相当部分人的工作场景。过去人们在办公室从事案头工作主要依靠书写,故而在中文语境中有“写字楼”这个名词。而从传统书写向所谓办公自动化的转变(实际还得靠人操作),无疑是一种巨大的飞跃。现在人们办公几乎离不开电脑,办公软件在提高了办公的门槛、使人变得更加疲惫的同时,确实也使人从工作量和工作的类型上取得很大的进步,并且能够从与各种文档资料紧密结合的知识中产生新的效益。

 

下面介绍几款知名度较高的桌面办公软件,供大家在实际工作中参考。

 

Microsoft Office


说起办公软件,相信大家首先想到的是Microsoft Office。Microsoft Office在中国用户中大规模普及开来的版本是Office 2003,那一时期是PC的黄金时代——个人电脑拥有者和互联网用户大规模增长,电脑城装机版Windows XP 无一不附带了精简版的Office 2003(后来变成了Office 2007)。


从上世纪90年代至今Microsoft Office已经经历了多个版本,其中最为中国用户熟悉的是Office 2003和2007。而两个版本之间,Office实现了设计效果和文档格式上的重要变化。


在这样的普及过程中,中国用户对办公软件的印象集中在Word、PowerPoint和Excel上。由这几个组件生成的文件被中国人称作“word文档”“PPT”和“Excel表”。实际上,国际上使用最广泛的电子办公文档格式,也正是这三种。于是包括下文提及的几乎所有的其他办公软件,都会优先兼容doc、ppt、xls格式文件。

然而,Microsoft Office在众多办公软件中,不仅最强大,而且堪称强悍。除了Word、PowerPoint、Excel三个组件,Microsoft Office还有Access(数据库)、Outlook(邮件)、Publisher(出版物)、FrontPage(网页)、Project(项目)、Visio(制图)、OneNote等多个组件。其中,Access、Outlook、Publisher是和三个主要组件集成于同一安装包内的,FrontPage只更新到2003版,Project和Visio作为项目管理和制图的专业软件则是单独的安装包。如此阵容,其他办公软件无一可比。


这是Word和PowerPoint的操作界面。可以说文字处理组件和演示组件这两个是Microsoft Office中,也是其他办公软件中最容易入门的。


Access是非常强大的数据库处理工具。在事务性工作和经济活动中能发挥很强大的查询、筛选等分析功能。


Project、Publisher、Visio是一般用户较少使用的组件,专业要求较高,特别是Project是与项目管理(Project Management)密切结合的。


Outlook是邮件管理工具,在Office的早期就有了。和Windows 8以上系统和Mac OS系统上的邮件应用相比,Outlook是更专业但也更复杂的通讯管理工具。


这是FrontPage 2003的截图,来源于网络。FrontPage相比起现在的专业网页制作工具,功能和设计效果会差很多,但在PC时代却受到很多人欢迎。在内部局域网中制作简易的网页也是非常适用的。


之所以说Microsoft Office强悍,不仅因为各组件功能的增进和完善,还因为其具备了强大的组件之间以及跨平台的协同操作功能。除了像Excel数据图表能够随意在Word和PowerPoint上粘贴编辑、Excel和Access的数据表可以相互转换等组件功能的兼容外,早在Office 2003的时代,就已经可以实现便捷的联机发布与共享。在同一台电脑上,用户不仅能够从事多种文档及数据处理工作,还可以通过Outlook、SharePoint等组件与组织内外的人员保持快速的联系与协同操作。与此同时,Microsoft Office已经能够能够适应移动设备和在线办公等多种平台操作。这为企业建造完善的信息管理系统和知识管理系统提供了极大的帮助。

 

WPS Office


WPS Office即金山办公软件是目前国产办公软件中用户量最高的。WPS的历史可以追溯到1988年,那是中国第一封电子邮件发出之后1年。而由于不能实现“所见即所得”(即用户在电脑软件界面上看到的效果与印刷输出的效果一致,并且可以直接编辑操作,而无需逐行设定文本格式),WPS在90年代中期以后败下阵来,Microsoft Office有机可乘成了主流的中文电子文档编辑软件。随着功能和兼容性的不断改进,WPS Office才发展到现在我们看到的样子。



现在的WPS是什么样子?当然已经不是大家印象中功能及图文设计效果等同于Microsoft Office 2003的样子了。尽管存在各种争议,WPS的稳定性、兼容性已经大为增强,形状设计效果相当于Microsoft Office 2007以上版本(反倒是Microsoft Office 2013以后版本的基本样式显得单调粗糙),文件可输出为PDF格式(此功能几乎与Office 2010同时实现),适应中国用户使用习惯及中文编辑需要的各种周边功能不断完善,专业版也附带了VBA功能。在目前的内测版本中,还出现了最新的表单组件,可以创建和处理数据库。

与Microsoft Office的组件功能相比,WPS无疑还有很大的距离,但对于应用水平较低、硬件条件限制较多的用户还是能够充分满足的。此外,WPS之外还陆续发展出金山PDF、WPS H5制作工具等客户端软件,相对于Adobe Reader以及网上设计工具,这些工具更适合于习惯PC办公的中国用户。


WPS文字的操作界面。目前WPS个人版对网络的依存度较高,用户进入时往往要先进入网络页面,而不是直接新建文档。相比之下收费的专业版会更简约而稳定。


这是WPS演示的操作界面。WPS建立起Docer模板平台,为用户提供大量免费的文档模板,并逐步培养用户付费使用和定制专业文档的习惯。


WPS的云储存及移动客户端功能已有明显优势。与Microsoft Office繁复的账户及网络设置相比,WPS的云储存功能及移动版使用起来更加方便。

 

iWork


iWork这个名词可能让很多人感到莫名其妙。这其实是苹果电脑上的办公套件,包括了Pages、Numbers 和 Keynote三个组件,即对应了Microsoft Office的Word、Excel和PowerPoint。


这是在Mac OS X系统中打开Numbers并创建电子表格时的界面。


现在苹果电脑上的iWork是免费了,但它依然是众多办公软件中最不友好的。尽管PC用户可以在iCloud上使用在线版的iWork,但功能与桌面客户端相比精简太多。现在,价格高昂的Microsoft Office和免费的开源办公软件如Libre Office(下面会提到)都分别有Windows和OS版本,而iWork的客户端却始终只能以应用形式通过APP Store安装在OS系统上。其他所有办公软件的格式都优先向doc、ppt、xls兼容的情况下,iWork生成的文件还是只能以自己的格式为先。如果将Keynote制作的演示文稿导出为ppt格式并拿到PC上播放,估计可以用一塌糊涂来形容。


这是Pages和Numbers的操作界面,体验与Word和Excel很不一样。


Keynote的图文样式和动画效果都与PowerPoint有很大区别,因而在演示设计中独成一派。然而同样作为幻灯片式的演示文稿,Keynote与PowerPoint的文件格式兼容度较低。


至于为什么iWork有市场,或者需要用《有闲阶级论》来解释。但不可否认的一点是,使用iWork生成和处理的文档可以在设计风格上趋于简洁而优美,一如苹果系统的界面设计。伴随着简洁的设计效果的,是简单而弱小的组件功能。在大数据的时代,其他办公软件都向数据库、图像处理等组件扩张和增强,但iWork仍然局限于三种基本的组件。要在苹果电脑上实现图文设计和数据处理等功能,还是需要依靠其他应用。

 

LibreOffice和OpenOffice


从前世界上大多数办公软件都是要钱的,当然也还有少数免费而且开源的存在。LibreOffice和OpenOffice就是两例。前者依然在不断更新,后者却传出缺少支援的消息。所谓开源,是指程序员们可以参与软件的编辑和维护。通过资金和技术的支持,这些软件得以存活和发展。这对于众多开发者、创业者和非营利组织而言无疑是福音。但开源和免费的同时当然也存在着漏洞的风险,这正是需要维护的原因之一。


开源、免费等关键词可见于LibreOffice的官网上。


在功能上,开源办公软件也颇有特色。一是具有广泛而强大的兼容性,能够在Windows、Mac OS X和Linux系统上运行。二是适应开发者的使用需要,具备数据库、制图和数学公式等三种功能(数据库、制图在一定程度上对应Microsoft Office的Access和Visio,但兼容度低)。三是相对于Microsoft Office这样体态庞大的软件,开源办公软件会轻巧得多。但出于维护成本和开放性,开源办公软件一般不具备在线版本和云储存,对于程序员来说往往通过其他工具和手段会更方便实现共享。即便如此,开源办公软件相比起其他具有固定的商品形态的办公软件也更具有创造性。


LibreOffice 和OpenOffice都可以打开主界面后再选择开启需要使用的组件。我们可以看到两个软件都包含了六个组件功能。


开源办公软件的组件趋于多元的同时,功能也与Microsoft Office等办公软件有所不同,在图文内容的设计样式上显得较为简单,但呈现了明显的图形化思维,这正是创造力的体现。

 

永中Office


笔者怀着尝试的心情,在百度上找到了永中Office。在WPS还需要靠光盘安装的年代,就听说过永中Office。同样作为国产办公软件,永中Office的知名度小得多。在没有长期使用和专门进行测试的情况下,实在不宜对它的各方面性能作出评价。尽管一度以为永中Office已经消失了,但还是不能无视它的亮点。曾几何时国内某主流电子邮箱的文件预览就依靠永中Office的组件。而永中软件在教育领域的应用功能也较为广泛。


这是永中Office三大组件的截图。尽管界面与Microsoft Office 2010颇为相似,但软件的基本功能还是处于Office 2003的水平。令人惊喜的是,永中Office可以插入的对象中竟然有函数图像,这在以往通常是用几何画板来完成的。看来它在教育领域深耕得不错。


在中国国内,要抢占办公软件市场,除了免费和盗版,其中一个方式是和政府部门、企业合作,成为政府采购和支持的对象。永中Office也不例外。这就必然地需要在软件的兼容性和稳定性上,特别是中文文档的读取和编辑上相当出色,并且拥有自主知识产权。要使国产软件达到Microsoft Office的功能水准和应用范围是非常困难的,但在中文文档的应用以及满足中国人的办公需要上,国产软件确实已经做得很好。

 

不考虑PPT设计这样的精致的利己主义因素,一个团队、一个企业在办公软件的选择上应当慎重而简单。每一份电子文档就是组成知识管理系统的细胞,统一而稳定地使用一种办公软件,能够提升办公的标准化程度和工作效率,还有利于团队成员迅速提高软件应用能力。不管各种打着免费、便利噱头的云办公平台如何层出不穷,厚重却稳定的桌面办公软件仍然应该是办公电脑上的首选。



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