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如何挑选一款合适的办公软件?

SaaS学堂2019-03-18 15:53:38

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不知道从什么时候开始,『企业协作软件』和『移动办公软件』这些词汇逐渐进入了我们的视野。从以前入职HR姐姐会给我们一个邮箱帐号到现在给我们某个办公软件的账户密码...或许老板终于意识到要给员工配个体面点的办公工具了?但挑选办公软件这事儿,从来不只是老板一个人的活——毕竟这软件是选来给我们用的......


办公软件的选择将直接影响员工的工作心情和产出效率。如果你是CEO,办公软件的选择将是体现你个人品味和员工关怀的好机会;如果你是员工,你肯定不希望每天被噩梦般的办公软件蹂躏心情和工作兴致......


所以,问题来了,如何挑选一款合适的办公软件?


春阳我粗略地掐指算了算,市面上大大小小的办公软件起码也有近百款,这还没把QQ、微信、电子邮件等“伪办公软件”算进去。


这么多办公软件的存在必然意味着某种程度上的信息不对称,比如很多人可能并不知道Salesforce和Pipedrive这两款CRM(客户关系管理)的差异,也不知道teambition和明道这两款团队协作工具的区别,再遇上各家产品形形色色的推广说辞,所以难免有些选择困难,那么今天春阳就和大家一起来看看,到底什么样的办公软件最靠谱。


1
办公软件,还是社交软件
工作和生活的界限被打破真的好吗


让很多SaaS软件销售比较头疼的一个现状是,很多企业老板根本没有购置办公软件的意识——他们大幅度的采用微信群、QQ群以及邮件进行日常办公。


当然微信的使用说明里没有指出“本软件不适用于办公”,但有两个很尴尬的问题一直悬而不决:


工作群消息提醒你是关还是不关?


老板和同事你是屏蔽还是不屏蔽?


让社交软件去做办公软件该做的事,既牺牲了一部分效率,又牺牲了一部分生活,还有可能培养出畸形的协作习惯和工作文化,对于团队协作水平和员工业绩的提升非常有限。


2
以老板为本,还是以员工为本
员工有个十百千万,而老板只有一个


我们看一个软件的好坏,除了功能、体验、定价、服务这些基本素质外,更重要的一点是这个软件的设计初衷。


有的办公软件是为『自由协作』而生,有的是为了进一步『管理控制』。前者显然是服务于员工,后者服务于老板。怎么识别这两类软件呢?很简单,员工用得爽则属前者,老板用得爽则属后者,再具体一点,老板用得爽的办公软件一般都有如下特性:


· 消息有已读回执的标记

· 员工地理位置跟踪上报功能

· 打卡、签到功能

· 日报、周报功能

......


冯大辉先生在他最近的一片微信公众号文章《产品的价值观》也提到了这一点,不过他的表述就比春阳要简单粗暴多了:


有些企业协作工具的所谓「钉」功能,员工拜访客户打卡功能,甚至要绘制出员工拜访客户的路线图,产品这样做确实很创新,但其实是管理者把员工当囚犯管,这本身就在传递不信任感,那些对这些功能叫好的人也不会是好的管理者。好的管理工具不应该是只为了做管理。


的确,这样的功能老板肯定都喜欢,但员工喜不喜欢就不好说了。它们本质上还是把以前硬件实现的东西搬到软件上来了,这大概是最后的一波O2O了吧…


有趣的是,春阳我观察了很多国外的办公软件,真正有上面这些功能的少之又少,或许这是我们独有的中国企业特色管理风格?要知道,办公软件的使用者大多数都是普通员工,而老板一般情况下只有一个...看来这些软件设计者们深谙『擒贼先擒王』的精髓啊。


前阵子朋友圈有篇文章转得很厉害,叫《你所受的教育,正把你引向百度还是谷歌》;同样的道理,你所选择的办公软件,也决定了你的公司是公开、透明、自由的谷歌式乌托邦还是层级明确、戒备森严、中央集权式的管控式王国。

3
选免费的,还是收费的
舍得买顶配Mac不舍得几千块买套办公软件?


有人说中国用户没有付费使用软件的习惯,甚至大部分中国企业也是如此。其实在春阳看来这个情况近些年来要好很多了,毕竟你舍得给员工配顶配的Mac电脑但却不舍得花点钱买套软件,这多少有些说不过去。


一个月一个人一杯咖啡的钱,

这是大部分办公软件的收费标准。


得益于SaaS模式的兴起,这种按需使用、按需付费的方式比十年前那种动辄几十万固定授权费每年还要交一笔“保护费”的软件收费方式高明了不止一个段位。


但奇怪的是,春阳我当初在卖办公软件的时候,也遇到了很多“抠门”的老板,听到收费就已经闻风丧胆,避之不及。当然了,这还是意识没有到位,其实只要多想一层——付费可以享受更好的产品服务,商家拿了钱也能更好地开发和维护功能,这本是一件双赢的事情,何乐而不为呢?


我们选择一款合适的软件,价格永远都是最后考虑的,需求能否满足是第一要义。免费的不一定好用,收费的也未必满足需求。


同样的道理,商家一端也不应该过分关注价格,如果商家一直强调自己的软件免费,那么这多半是一家『免费驱动』的公司,免费不是坏事,但光说免费也不一定是好事,能不能满足我司需求才是最终考察标准;而如果商家一直在促使你签订价格合同,这也多半是一家『销售驱动』的公司,在产品表现和服务价值上也同样没有足够的信心。

4

不要听厂商的宣传说辞
也不要跟风听信朋友的推荐


春阳我能举出至少一百种把自家产品吹到天上的描述方式。比如“独角兽”啊,“行业占有率第一”啊,“首获xx认证”啊,“融资xx,估值10亿美金”啊,这些说辞当然有的是名副其实,有的是夸大其词,这都不重要,重要的是,这些营销说辞不应该成为你选择或购买的依据,而至多是引起你的关注。


在电影《被解救的姜戈》里,两位赏金猎人提出10000美元的天价购买小李子出演的地主的一位奴隶,但小李子并没有一口答应,拿出合同就签,而是一句“you had my curiosty”(“你们成功引起了我的兴趣”)优雅续命,让情节更加跌宕起伏。正如我们上面第三点所说,一对天造地设的买卖双方,一定是买方关注自身需求,而卖方关注买方需求。除此之外,都是胡扯。


5
不要轻易使用,但要尽心试用
最好的不一定是最合适的


大多数的办公软件都有一个月的试用期,在这个期间你可以体验到他们完整的功能特性。春阳再这里给出的策略是,在没有完整、透彻的体验这款应用之前,不要轻易购买,也不要投入使用


办公软件不像其他部分商品,使用了就立马能体现出效果,我们往往需要“磨合”一段时间——员工需要评估这款软件带来的“机会成本”,老板也要评估这款软件能给企业带来的“机会收益”。


“机会成本”的意思是,员工使用这款软件很可能需要放弃或者牺牲一些东西,比如微信工作群某种程度上牺牲了生活的隐私和自由;而“机会收益”则意味着如果老板选择的是一款专业的、设计合理的办公软件,它所带来的收益显然要大于“勉强使用微信”所带来的收益。


这本质上还是一个最优解的问题。比如前阵子在著名的Medium.com上有一篇文章非常火,题目叫《Slack,我要和你分手》,讲的是Slack这款团队沟通软件虽然非常好用,但因为它太好用了导致“效率过载”,每天上面都会有无尽的信息,有用的或者没用的,相关的或者无关的,涌现出来,超过了每个人能够接受以及处理的限度,反而损害了生活和工作的平衡性,造成了不必要的工作压力。


所以我们看到,选择一款合适的(而不是最好的)办公软件非常重要,我们使用一款软件的最大成本并不是花了多少时间和多少钱,而是为此贡献出的数据资产。这些数据资产包含了企业宝贵的运营数据和业务细节,随着使用的深入,这些数据会越积越多,因此平台迁移的成本和损失就会越来越大,这也就是为什么我们一定要在最初作出正确的选择,要知道,可没几个员工愿意三天两头陪你更换办公系统。


6
选择公有云还是私有云
视公司的业务、能力、财力和耐力而定


很多企业或者其实都对公有云抱有某种程度上的偏见,认为将企业数据存储在别人家的服务器上多少有些不安全感。春阳我必须站出来说句公道话,除非您的公司有非常强悍的IT开发和定制能力以及后续不厌其烦的更新和维护耐力,否则将数据存储在公有云上是绝对的不二之选。


从安全性角度讲,公有云服务往往含有更加健全的防护和备份机制,即便被攻击也基本不会导致数据泄漏或者丢失。


从便捷性角度讲,私有云的部署意味着公司员工需要通过特定手段访问公司数据,这基本断送了移动办公、随时办公的可能性。想象一下,出差在外VPN无法使用、邮件收不到、移动客户端也临时罢工、客户资料无法访问、开个视频会议就更加是天方夜谭。如果你体验过以上的“惊悚”经历,你一定明白“累觉不爱”这个词的含义…


从功能性角度讲,即便有公司自己开发了一套软件,但可以肯定的是,他们很难不厌其烦为这套系统增加新的功能和特性,还要自己维护服务器,这些都会占用巨大的开发资源,所以为什么不把这些破事交给公有云的服务商,自己转而专注在业务上呢?


所谓工欲善其事,必先利其器,办公软件虽好,但可不能贪“管控”贪“便宜”,满足需求排第一,满足员工排第二。希望所有看到这篇文章的老板们都能作出最英明的选择,而如果你是像春阳这样的普通员工,那么也请一定帮咱们的老板英明这一次,否则我们以后的日子就有的折腾啦。


免责声明:本文仅代表作者个人观点。


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