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试用了所有办公软件,只有云表格满足我们的项目管理需求 | 伙伴说

伙伴办公平台2019-02-17 10:55:12


用excel收集整理碎片化项目信息,内部沟通成本实在太高

 

试用了所有的办公软件,都不符合的公司的特定项目流程需要

 

找外包公司定制,开价就百万级起步,还只是PC端的系统



在遇到伙伴云表格之前,Helen所在的北京某知名融资咨询公司就曾遇到上面的问题。

 

Helen所在的公司是一家专注于互联网领域的创新型投后管理公司, 公司与上百家投资机构建立了战略合作关系,为互联网创业公司提供投融资服务、核心团队的招聘及人力资源解决方案,帮助初创企业加速发展。


咨询公司的业务形态一般是项目制,具有项目参与人员多、周期长、数据量大等特点。尤其是Helen负责的投融资项目,一个融资项目可能要整个团队参与,每个项目都需要梳理创业公司的整个商业逻辑和前景、了解财务情况、估值等,还需要安排创业公司会见二三十家投资机构,项目周期动辄就要几个月。


而且在项目进展中,随时会产生碎片化信息,这些信息一方面需要同步给内部团队成员,另一方面对于客户也要及时告知,而且还需要把所有信息整理起来形成结构化的数据。这对项目的高效运转可以说是一个不小的挑战。

 


最开始,Helen的团队也是使用excel结合网盘,但是一段时间后发现并不满意,内部沟通成本还是太高。也试着找过外包公司定制,开价就百万起步,还是只能支持PC端的系统。


后来Helen试着寻找现有的能满足需求的产品 “我试用了所有的,真的是所有的软件” Helen 说道:“PC的、移动的都有,只有咱们的产品满足了我们所有的要求”。

 

Helen分析道:“现在大部分的办公软件要么是基于固定流程,要么是基于移动通讯,但这其实并不符合工作本身的需求,不管什么行业工作落到根上都是基于表单数据管理,至于流程是怎样的,用的什么沟通工具并不重要,最终数据能落到表单库里就可以”

 


用云表格灵活定制项目管理系统



基于上述认知,Helen认为想要搭建项目管理系统,首先要做的是建数据库,有了基础数据库之后,再针对不同的业务场景搭建应用

 

伙伴云表格支持导入本地excel,实现快速建立数据库;再通过强大的关联、子表和工作流等功能,可以按照需求实现灵活的数据调用,定制不同业务场景的应用表。根据这个理念,Helen搭建的项目管理系统如下所示:

 *图为数据库表和应用表关系示例


*图为项目管理表格示例

 


活用数据关联

项目数据联动更新




通过关联和子表功能,不同的业务场景的数据可以和数据库中数据关联,在业务进行中,实现快速调用数据,同时无需重复输入,数据库表也将联动更新。

 

以日程邀约为例,一般创业公司融资需要安排二三十家投资机构的路演日程。在编排日程表时通过关联功能,日程邀约表关联项目方和投资方表,只需直接点选项目方和不同的投资机构,同时选择时间和位置,即可快速生成日程表,同时日程安排也将以子表的形式更新展示在项目方表下。

 

*图为日程邀约录入页面示例

*图为项目方库子表示例



团队实时共享数据

内部沟通效率显著提升



白天和客户沟通完,晚上还要回公司录入整理信息?

项目数据一有变化,就要传来传去同步更新给所有项目成员?

 

伙伴云表格支持移动端app录入,在拜访客户的同时即可随时用手机录入碎片化的项目信息;并且支持多人实时共享,不需要再传来传去,团队成员就能自动收到数据变更通知,随时查看,掌握项目最新进度信息,沟通效率显著提升。

 

*图为移动端录入页面示例


对外巧用分享链接

高效实现数据收集和通知



 

在和客户沟通中,巧用分享链接功能,轻松实现数据收集、对外数据通知。

 

表格生成可填写的分享链接发送给创业公司,对方就可以直接录入数据到云表格中,无需登门就可以实现数据收集; 做好的日程表,生成只允许查看的分享链接,微信发给创业公司,日程安排一目了然。

 

同时更关键的是,客户无需进入云表格工作区,也无需额外下载app,直接通过微信即可发送分享链接,不打破客户的原有沟通习惯,在沟通的同时完成数据收集和通知。

 

 *图为分享链接设置页面示例


“云表格真的非常方便,现在我们内部OA沟通、办公信息存储、CRM全都在用云表格” Helen笑道:“为伙伴付费我们心甘情愿,比原来要实现的成本低了很多,像我们这种重度用户你们真的可以多挖掘挖掘。”

 

未来,云表格会继续推出更多强大的新功能,让更多像Helen这样可爱的用户,能够轻松办公,快乐工作!




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